Informationsschreiben zur Gründung des kommunalen IT-Dienstleisters KIV Kommunale Informationsverarbeitung GmbH Thüringen

Informationsschreiben zur Gründung des kommunalen IT-Dienstleisters
KIV Kommunale Informationsverarbeitung GmbH Thüringen

 

Sehr geehrte Bürgermeisterinnen und Bürgermeister,
sehr geehrte Landrätinnen und Landräte,
sehr geehrte Oberbürgermeisterin, sehr geehrte Oberbürgermeister,
sehr geehrte VG-Vorsitzende,

 

am 27. Mai 2020 wurde die Umgründung des kommunalen IT-Dienstleisters „KIV Kommunale Informationsverarbeitung GmbH Thüringen“ vollzogen und das Land als weiterer Gesellschafter aufgenommen. Damit steht den Thüringer Kommunen nun ein starker Partner in allen Fragen der IT zur Verfügung. Gesellschafter der KIV GmbH sind der Gemeinde- und Städtebund Thüringen e.V., die eKom21 –  KGRZ Hessen und der Freistaat Thüringen. Eine Beteiligung für Sie als Kommune, Landkreis oder VG ist für einmalig 85,27 Euro zuzüglich der Notarkosten von ca. 200 Euro möglich.

Eine weitere Umlageverpflichtung wie bei einem Zweckverband oder aber eine Nachschusspflicht – d.h. ein Verlustausgleich durch zusätzliche Zahlungen – sind ausgeschlossen.

Der kommunale IT-Dienstleister bietet seine Leistungen grundsätzlich „inhousefähig“ an, sobald die rechtlichen Mindesterfordernisse des § 108 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) erfüllt sind. D. h. Beschaffungen und der Einkauf von Dienstleistungen des Dienstleisters sollen für die Kommunen, welche Gesellschafter sind, direkt ohne eigene Ausschreibungen zeitnah möglich sein. Diese Inhouse-Fähigkeit wurde durch eine vom Thüringer Finanzministerium beauftragte Rechtsanwaltskanzlei im Grundsatz bestätigt. Insbesondere die Tatsachen, dass die Verträge den Gesellschaftern eine angemessene Kontrolle über die Gesellschaft ermöglichen, die Gesellschaft keine privaten Kapitalbeteiligungen zulässt und ein hinreichender Tätigkeitsumfang für die Gesellschafter gewährleistet wird, erscheinen nach dieser Begutachtung als geeignet, die Anforderungen der aktuellen Rechtsprechung zu erfüllen. Für die Gesellschafter bestehen selbstverständlich keinerlei Abnahmeverpflichtungen.

Das Angebot umfasst die Unterstützung und Betreuung von der „Idee“ einer Lösung, über die Beschaffung bis zur endgültigen Inbetriebnahme und dem späteren Betrieb und der Pflege des Produkts.

Darüber hinaus betreibt der kommunale Dienstleister ein eigenes Rechenzentrum, welches bei Bedarf genutzt werden kann. Abgerundet wird das Portfolio durch ein umfangreiches Schulungsangebot. Auch die Analyse der vorhandenen IT-Infrastruktur in der Verwaltung und die Beratung hinsichtlich der Optimierung dieser gehören zum Leistungsspektrum. Dabei werden insbesondere auch die aktuell gültigen Anforderungen an die IT-Sicherheit und den Datenschutz mitbetrachtet.

Auch bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) ist der kommunale Dienstleister Ansprechpartner der Kommunen und unterstützt Sie bei der Implementierung der zentralen Basisdienste, die eine Grundlage für die Erfüllung der Anforderungen des Gesetzes sind.

Die Konzeptionierung des kommunalen IT-Dienstleisters ist in enger Abstimmung zwischen dem Thüringer Finanzministerium (TFM), dem Gemeinde- und Städtebund Thüringen e.V. (GStB e.V.), dem Thüringer Ministerium für Inneres und Kommunales (TMIK) und dem Thüringer Landesverwaltungsamt (ThLVwA) erfolgt, um den rechtlichen Anforderungen der Thüringer Kommunalordnung und der Thüringer Gemeindehaushaltsverordnung Rechnung zu tragen. Diesem Schreiben sind ein Musterbeschluss für die Ratssitzungen und ein Musterantrag für die Kommunalaufsicht beigefügt.

Mit dem kommunalen IT-Dienstleister haben Sie einen starken Partner, welcher Sie beim Thema der Digitalisierung der Verwaltung unterstützt und Ansprechpartner für die Fragen der IT ist. Gleichzeitig wird die KIV GmbH in der neuen Struktur strategisch durch die beteiligten Kommunen gesteuert. So wird sichergestellt, dass sich der IT-Dienstleister konsequent an den Bedürfnissen der beteiligten Kommunen orientiert. Gemeinsam können wir damit im Ergebnis für alle Bürgerinnen und Bürger, für die Unternehmen und auch für die Aktiven in den Vereinen eine bestmögliche und serviceorientierte Verwaltung entwickeln und anbieten.

Im Sinne einer möglichst einfachen notariellen Abwicklung des Anteilserwerbs besteht die Möglichkeit, einem Notariatsmitarbeiter eine Vollmacht ausstellen, welcher dann im Notartermin alle Handlungen für Sie bzw. die Körperschaft vornimmt und dabei u. a. den anliegenden GmbH-Kauf- und Abtretungsvertrag unterzeichnet. Ein Vollmachtsformular haben wir hierfür beigefügt.

Es ist vorgesehen, die eingehenden Anmeldungen für den Anteilserwerb zu sammeln und in etwa monatlich stattfindenden Notarterminen umzusetzen.

Sobald sich Ihre Kommune, Landkreis oder Verwaltungsgemeinschaft für einen Beitritt entschieden hat, bitten wir Sie aus datenschutzrechtlichen Gründen, das ausgefüllte Vollmachtsformular sowie ggf. später notwendig werdende weitere Dokumente entweder auf postalischem Weg oder per verschlüsseltem Upload an die KIV Thüringen zu übermitteln.

Als postalische Adresse verwenden Sie bitte:

KIV Thüringen GmbH
Persönlich an Herrn Thomas Gmilkowsky -Prokurist-
Ekhofplatz 2a
99867 Gotha.

Bei einer Übermittlung per Upload ist folgender Ablauf angedacht:

  • Bitte senden Sie eine E-Mail OHNE Dokumente an beitritt@kiv-thueringen.de mit Betreff „Beitritt Verwaltung #Name Ihrer Kommune#“ und Kontaktdaten.

  • Sie erhalten von der KIV einen persönlichen Upload Link.

  • Das Passwort wird Ihnen fernmündlich übermittelt.

Die KIV bereitet dann den jeweiligen Notartermin vor.

Der erste Beitrittstermin für Kommunen, Landkreise und Verwaltungsgemeinschaften ist für die 28. Kalenderwoche vorgesehen. Das genaue Datum wird noch mit dem Notariat abgestimmt.

Gerne können Sie Ihre Körperschaft in dem jeweiligen Notartermin – insbesondere aus Gründen der Öffentlichkeitsarbeit – auch selbst vertreten. In diesem Fall ist eine Vollmachtserteilung nicht erforderlich. Zur Vorbereitung des Notartermins benötigen wir von Ihnen dann jedoch eine entsprechend verbindliche Erklärung, gerne auch per E-Mail an beitritt@kiv-thueringen.de.

Bei Fragen zum Thema stehen Ihnen die Mitarbeiter des Referates 51 im Thüringer Finanzministerium sowie die Landesgeschäftsstelle des Gemeinde- und Städtebundes Thüringen gerne zur Verfügung. Sie können diese jederzeit über die E-Mail Adresse eGovernment@tfm.thueringen.de bzw. info@gstb-th.de kontaktieren.

Mit freundlichen Grüßen

Dr. Hartmut Schubert    Ralf Rusch
CIO Freistaat Thüringen   Geschäftsführendes Vorstandsmitglied
    des Gemeinde- und Städtebundes Thüringen

  


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