Die Beantragung des „Online Beschaffungs Assistent“ (OBA) ist für Vergabestellen erforderlich, die seit dem 01.01.2020 Vergaben mit Beteiligung der Öffentlichkeit im Unter- bzw. Oberschwellenbereich durchführen, auch wenn die Vergabestelle bereits für OBA-Light registriert ist. Der OBA (Vollvergabestelle) deckt die Anforderungen der drei Qualitätsstufen der elektronischen Vergabe ab (eVergabe komplett). Die Erfüllung der Verpflichtungen gemäß Vergabestatistikverordnung ist mittels des OBA ebenfalls möglich. Den Fahrplan zu den relevanten Vergaberichtlinien für Vergabestellen, wie z. B. UVgO, VOB und VgV finden Sie unter www.evergabe-online.info/timeline.

Zum Betrieb des OBA ist in den Vergabestellen mindestens 1 „VST-Administrator“ (Funktion im OBA) durch die Dienststelle zu benennen. Der „VST-Administrator“ ist für die fachlich-technische Betreuung des OBA verantwortlich. Der „ VST-Administrator“ benötigt keine vertieften IT-Kenntnisse. Die notwendigen fachlichen Kenntnisse werden im Rahmen der Schulungen zum OBA vermittelt. Die Organisation innerhalb der Dienststelle ist durch diese selbst zu regeln. Der „VST-Administrator“ ist grundsätzlich nicht an der Submission (Öffnung der Angebote) beteiligt. Er benötigt ein Zertifikat zur Erstellung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (siehe Punkt „Zertifikate“), welches wie unten beschrieben zu beantragen ist.

Die Submission ist im OBA durch 2 Bedienstete der Vergabestelle mit der Funktion „Angebotsöffner/-Innen“ durchzuführen (4-Augen-Prinzip). Diese sind ebenfalls mit einem Zertifikat zur Erstellung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur auszustatten (siehe Punkt „Zertifikate“), im OBA mit der entsprechenden Funktion zu versehen und zu schulen. Es wird empfohlen, 3 Bedienstete der Vergabestelle als Angebotsöffner zu benennen, so dass im Vertretungsfall eine termingerechte Angebotsöffnung sichergestellt ist. Um auch die Vertretung des „VST-Administrators“ zu gewährleisten, sollte 1 „Angebotsöffner/-In“ zusätzlich als dessen Vertreter eingerichtet werden. Dieser benötigt dann insgesamt zwei Zertifikate (je ein Zertifikat pro Funktion).

Schritt 1: Antragsteller Vergabestelle in Thüringen:
Für eine neue OBA (Vollvergabestelle) muss das folgende Anmeldeformular ausgefüllt und per E-Mail an das TLRZ versendet werden, auch wenn die Vergabestelle vom OBA-Light auf den OBA wechseln möchte: Anmeldeformular OBA

Die Submission ist im OBA durch 2 Bedienstete der Vergabestelle mit der Funktion „Angebotsöffner/-Innen“ durchzuführen (4-Augen-Prinzip). Diese sind ebenfalls mit einem Zertifikat zur Erstellung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur auszustatten (siehe Punkt „Zertifikate“), im OBA mit der entsprechenden Funktion zu versehen und zu schulen. Es wird empfohlen, 3 Bedienstete der Vergabestelle als Angebotsöffner zu benennen, so dass im Vertretungsfall eine termingerechte Angebotsöffnung sichergestellt ist. Um auch die Vertretung des „VST-Administrators“ zu gewährleisten, sollte 1 „Angebotsöffner/-In“ zusätzlich als dessen Vertreter eingerichtet werden. Dieser benötigt dann insgesamt zwei Zertifikate (je ein Zertifikat pro Funktion).

Schritt 2: TLRZ:
Das TLRZ prüft den Antrag der Vergabestelle und sendet der Vergabestelle das bestätigte Anmeldeformular sowie eine PDF-Anleitung zur weiteren Vorgehensweise für Vergabestellen zur Einrichtung der OBA-Vollvergabestelle zu. In dieser PDF-Anleitung wird der Prozess zur Beschaffung des notwendigen Zertifikats für den „VST-Administrator“ für die Einrichtung des OBA erläutert.

Schritt 3: Antragsteller Vergabestelle in Thüringen:
Der „VST-Administrator“ beschafft das notwendige personenbezogene Softwarezertifikat wie in der PDF-Anleitung des TLRZ beschrieben und bekommt dieses per E-Mail zugesendet. Weitere Informationen: siehe unten Zertifikate
Der „VST-Administrator“ liest sein personenbezogenes Zertifikat gemäß der Anleitung im o. g. PDF-Dokument aus.
Die Vergabestelle sendet das vom TLRZ geprüfte Anmeldeformular OBA und das ausgelesene Zertifikat an den HelpDesk der e-Vergabe.

Ansprechpartner ab Schritt 3 und späterer IT-Support für die Vergabestellen und den Firmen: Beschaffungsamt des BMI, HelpDesk der e-Vergabe:

Schritt 4: HelpDesk der e-Vergabe:
Der HelpDesk der e-Vergabe legt die Vergabestelle an. Eine Mandantenverknüpfung wird angelegt, wenn es zuvor eine OBA-Light-Vergabestelle des Antragstellers gab. Diese zwei Vergabestellen (OBA+OBA-Light) werden auf der e-Vergabe-Seite durch die Mandantenverknüpfung als eine Vergabestelle angezeigt. OBA und OBA-Light sind aber weiterhin unabhängig voneinander nutzbar.
Die Vergabestelle wird vom HelpDesk per E-Mail informiert. Zusätzlich erhält die Vergabestelle eine Bild-für-Bild-Anleitung, damit die angelegte Vergabestelle durch den „VST-Administrator“ konfiguriert und freigeschaltet werden kann.

Schritt 5: Antragsteller Vergabestelle in Thüringen:
Der „VST-Administrator“ konfiguriert die Vergabestelle und schaltet die Vergabestelle frei. Der Betrieb der Vergabestelle auf der e-Vergabe des Bundes kann in Betrieb genommen werden.
Hierfür stehen folgende Hilfen bereit:

• Handbuch Vergabestellen-Administrationsclient (VST-Admin)
• HelpDesk der e-Vergabe

Schritt 6: Schulung
Die Schulung für Bedienstete der Thüringer Landesverwaltung wird im Jahresfortbildungsprogramm des TMIK angeboten.
Weitere Schulungsmöglichkeiten bestehen bei der Kommunalen-Dienstleistungs-Gesellschaft Thüringen mbH (KDGT) sowie der Thüringer Verwaltungsschule.

Ab 18.10.2018 wird für EU-weite Ausschreibungen (Oberschwellenbereich) die vollständige elektronische Kommunikation vorgeschrieben. Um als Vergabestelle die e-Vergabe nutzen zu können, benötigen Sie beim OBA für EU-weite Ausschreibungen (Oberschwellenbereich) mindestens ein dateibasiertes Zertifikat in Form eines Softwarezertifikats zur Erstellung einer fortgeschrittenen Signatur.

Im nationalen Bereich (Unterschwellenbereich) ist bis zur Novellierung des ThürVgG ein Zertifikat, mit der eine qualifizierte elektronische Signatur erstellt werden kann, erforderlich. Nur diese Form ist nach §126a BGB der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Es besteht bis zur Novellierung des ThürVgG allerdings keine Pflicht zur vollständigen elektronischen Kommunikation. Mit Inkrafttreten der Novellierung ist davon auszugehen, dass auch hier die vollständige elektronische Kommunikation verpflichtend wird, das Schriftformerfordernis allerdings entfällt. Danach genügt ebenfalls die fortgeschrittene Signatur (siehe unten).

Nur Kommunale Vergabestellen

Alle Vergabestellen

Die Beantragung eines Zertifikates für die fortgeschrittene Signatur für die e-Vergabe erfolgt persönlich durch jeden benannten Bediensteten der Vergabestelle. Hierzu können Sie folgenden Link https://doi.telesec.de/doi/ee nutzen.

Login: *****
Passwort: *****

1. Menüpunkt "Software-Zertifikat" → „beantragen“
2. als „Sub-Domäne“ wählen Sie "e-Vergabe" → „Weiter"
3. "Personenbezogenes Zertifikat" ist voreingestellt → „Weiter"
4. "Daten des Antragstellers" ausfüllen → "Weiter"
5. „Common-Name“ und „E-Mail-Adresse“ sind fest vergeben → „Weiter"
6. „Dienstort“ eintragen → "Weiter"
7. „Veröffentlichung“, „Hash-Algorithmus“ und „Sperrpasswort“ sind vergeben → „Weiter “
8. „Mitteilung an die RA“ kann bei Bedarf genutzt werden → „Weiter “
9. „Absenden“
10. Zertifikatsantrag herunterladen und ausdrucken

11. Blatt 1 unterzeichnen Sie und lassen sich an Ihrer siegelführenden Stelle identifizieren (Dienstsiegel). Die Dienststellen werden darum gebeten, die ausgefüllten Anträge möglichst gesammelt an das TLRZ zu senden:

    Thüringer Landesrechenzentrum
    RA Thüringen
    Ludwig-Erhard-Ring 8
    99099 Erfurt

12. Blatt 2 und 3 verbleiben bei Ihnen
13. Sie erhalten nach einigen Tagen eine E-Mail mit dem Betreff „DOI-CA: Genehmigung Ihres Zertifikatsantrags mit der Referenznummer…“. Melden Sie sich mit diesen Zugangsdaten ganz oben auf der Webseite https://doi.telesec.de/doi/ee an.
14. Menüpunkt "Software-Zertifikat" → „abholen“
15. Geben Sie nun die Referenznummer und das Download-Passwort von Seite 3 Ihres Antrages ein → „Suchen“
16. Wählen Sie das gefundene Zertifikat aus und laden es herunter.
17. Den Vorgang mit „Bestätigen“ abschließen.

Für telefonische Rückfragen wenden Sie sich an die RA-Mitarbeiter unter 0361 57-3635960 oder per E-Mail unter PKI-RA@tlrz.thueringen.de.

Der OBA-Light deckt die Anforderungen der ersten beiden Qualitätsstufen der elektronischen Vergabe ab. (Bekanntmachung und Download der Vergabeunterlagen)