Die Beantragung des „Online Beschaffungs Assistent“ (OBA) ist für Vergabestellen erforderlich, die seit dem 01.01.2020 Vergaben mit Beteiligung der Öffentlichkeit im Unter- bzw. Oberschwellenbereich durchführen, auch wenn die Vergabestelle bereits für OBA-Light registriert ist. Der OBA (Vollvergabestelle) deckt die Anforderungen der drei Qualitätsstufen der elektronischen Vergabe ab (eVergabe komplett). Die Erfüllung der Verpflichtungen gemäß Vergabestatistikverordnung ist mittels des OBA ebenfalls möglich. Den Fahrplan zu den relevanten Vergaberichtlinien für Vergabestellen, wie z. B. UVgO, VOB und VgV finden Sie unter www.evergabe-online.info/timeline.
Zum Betrieb des OBA ist in den Vergabestellen mindestens 1 „VST-Administrator“ (Funktion im OBA) durch die Dienststelle zu benennen. Der „VST-Administrator“ ist für die fachlich-technische Betreuung des OBA verantwortlich. Der „ VST-Administrator“ benötigt keine vertieften IT-Kenntnisse. Die notwendigen fachlichen Kenntnisse werden im Rahmen der Schulungen zum OBA vermittelt. Die Organisation innerhalb der Dienststelle ist durch diese selbst zu regeln. Der „VST-Administrator“ ist grundsätzlich nicht an der Submission (Öffnung der Angebote) beteiligt. Er benötigt ein Zertifikat zur Erstellung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (siehe Punkt „Zertifikate“), welches wie unten beschrieben zu beantragen ist.
Die Submission ist im OBA durch 2 Bedienstete der Vergabestelle mit der Funktion „Angebotsöffner/-Innen“ durchzuführen (4-Augen-Prinzip). Diese sind ebenfalls mit einem Zertifikat zur Erstellung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur auszustatten (siehe Punkt „Zertifikate“), im OBA mit der entsprechenden Funktion zu versehen und zu schulen. Es wird empfohlen, 3 Bedienstete der Vergabestelle als Angebotsöffner zu benennen, so dass im Vertretungsfall eine termingerechte Angebotsöffnung sichergestellt ist. Um auch die Vertretung des „VST-Administrators“ zu gewährleisten, sollte 1 „Angebotsöffner/-In“ zusätzlich als dessen Vertreter eingerichtet werden. Dieser benötigt dann insgesamt zwei Zertifikate (je ein Zertifikat pro Funktion).